Auch wenn heutzutage viele Prozesse digitalisiert sind: Es sammeln sich dennoch im Laufe der Jahre viele Dokumente an, die archiviert werden. Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, um auszumisten. Beachten Sie aber diese Aufbewahrungspflichten.
Bevor Sie ans Ausmisten gehen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Dokumente in Ihrer Einrichtung überhaupt aufbewahrt werden. Erfahrungsgemäß ist das deutlich mehr als das, was Sie in Ihrem zentralen Archiv vorfinden. Wahrscheinlich gibt es noch weitere Nebenarchive – z. B. in den Dienstzimmern der Wohnbereiche und Ihrer PDL oder in der Heimverwaltung. Bevor Sie also ans Aufräumen gehen, sollten Sie zunächst eine Bestandserhebung machen, welche Unterlagen wo abgelegt sind. In einem zweiten Schritt bewerten Sie dann anhand der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, was Sie weiterhin archivieren müssen und was Sie entsorgen können.
Problem: Aufbewahrungspflichten sind uneinheitlich
In der Regel bewegen sich alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zwischen drei und 30 Jahren. Die Vorgaben ergeben sich z. B. aus den Datenschutz- und Heimgesetzen sowie aus dem Handels- und Steuerrecht. Welche das im Einzelfall sind, sehen Sie in der Übersicht unten. Allerdings kann es im Einzelfall auch sinnvoll sein, Dokumente länger aufzubewahren. Dies ist z. B. im Bereich der Pflegedokumentation der Fall. So betragen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zwar nur zehn Jahre – allerdings kann im Falle eines Pflegefehlers auch noch bis zu 30 Jahre nach dessen Verursachung Klage erhoben werden. Sicherlich ist dieser Fall äußerst unwahrscheinlich. Verdächtige Pflegedokumentationen sollten Sie aber dennoch länger als zehn Jahre aufbewahren.
Vorsicht: Was tun, wenn Dokumente fehlen?
Gerade im Falle einer Klage wegen eines vermeintlichen Pflegefehlers kann das äußerst ungünstige Folgen für Sie haben. Wenn nämlich die Pflegedokumentation zu früh entsorgt wurde und somit nicht mehr vorliegt, kann dies zur Umkehr der Beweislast führen. Das bedeutet: Sie müssen nachweisen, dass der betreffende Bewohner in Ihrer Einrichtung fachlich korrekt und somit ordnungsgemäß versorgt wurde. Sie müssen also beweisen, dass kein Pflegefehler gemacht wurde.
Aufbewahrungsfristen für Ihre Pflege- und Geschäftsunterlagen
Aufbewahrungsdauer: 3 Jahre
Dokumente:
- Abmahnungen
- Arbeitsverträge nach Ausscheiden eines Mitarbeiters
- Besprechungsprotokolle
- Fortbildungsnachweise
- Mitarbeiterakten nach Ausscheiden eines Mitarbeiters
Aufbewahrungsdauer: 5 Jahre
Dokumente:
Aufbewahrungsdauer: 6 Jahre (bei steuerlicher Relevanz 10 Jahre)
Dokumente:
- Bankbürgschaften
- Darlehensunterlagen
- Fahrtkostenerstattungsunterlagen
- Geschäftsbriefe
- Lohnbelege
- Mahnungen und Mahnbescheide
- Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
- Heimverträge
- Schadensunterlagen
- Schriftverkehr mit Kranken- oder Pflegekassen Versicherungspolicen
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Dokumente:
- Pflegedokumentation (länderspezifische Rahmenverträge oder Heimgesetzgebung beachten!)
- Abrechnungsunterlagen mit Pflege- und Krankenkassen
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bankbelege, Buchungsbelege und Quittungen
- Bilanzunterlagen
- Betriebskostenabrechnungen
- Fahrtenbücher
- Gehaltsabrechnungen
- Jahresabschlüsse/Jahresrechnungen
- Kontoauszüge
- Lieferscheine
- Nachweise über qualitätssichernde Maßnahmen
- Reisekostenabrechnungen
- Schweigepflichterklärungen
- Spendenbescheinigungen
- Vermögensverzeichnis
