Dienstplan-Software für die Pflege

Der Dienstplan zählt zu den wichtigsten Instrumenten der Arbeitsplanung in Pflegeeinrichtungen und bietet für Schichtleiter die Möglichkeit, anstehende Arbeiten angemessen zu planen und so für jeden Tag die passenden Kapazitäten zur Verfügung zu haben, um fortlaufend eine gute Qualität in der Pflege und Betreuung der Bewohner sicherstellen zu können.

Welche Funktionen bietet Software zur Dienstplanerstellung?

Die marktüblichen Software-Lösungen haben unterschiedliche Funktionen und verschiedene Stärken. Aber in ihren Basisfunktionen sind sie sich sehr ähnlich. Sie bieten beispielsweise:

• Verknüpfung zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung
• Automatische Planung
• Angebot verschiedener Planvorlagen (Woche, Monat, Jahr) mit flexibler Schicht- und Arbeitszeitangabe (oder auch einzelnen Stunden)
• Integrierten Urlaubsplaner
• Unterstützung durch Anzeige von Fehlermeldung (Vermeidung von Doppelbelegungen oder zu vielen Stunden)
• Automatische Berechnung von Fehlzeiten (Krankheits- und Urlaubstage sowie Überstunden und Fehlzeiten, Dienstbefreiungen oder Abwesenheit wegen Fortbildungsmaßnahmen, Feiertage)

Was sind die Vorteile einer Dienstplan-Software in der Pflege?

Die Programme sind häufig in der Testphase kostenlos und leicht mittels Setup Datei zu installieren und zu bedienen. Sie sind außerdem nicht nur für den PC, sondern auch für mobile Endgeräte erhältlich, sodass sie aufgrund einer Cloud-Lösung überall verfügbar sind.

Durch die vielen automatisierten Vorlagen und Berechnungen, die die Programme enthalten, sind sie flexibler und aussagekräftiger als eine einfache Excel-Tabelle. Aufgrund dessen können Sie als Anwender von einer maximalen Unterstützung und Vereinfachung Ihrer Arbeit profitieren. Durch die schnelle Planung sparen Sie eine Menge Zeit.

Gerade die Flexibilität ist bei ungeplanten Ausfällen besonders wichtig, da die Pflegedienstleitung unmittelbar eingreifen und eine Umplanung vornehmen kann. Viele Softwareprogramme zeigen kritische Zeiten und Stoßzeiten farblich an und unterstützen Sie daher bereits im Vorfeld bei der Planung.

Außerdem unterstützen die Programme die Erstellung und Planung unter Einbeziehung gesetzlicher Vorschriften (beispielsweise hinsichtlich Pausen, Ruhezeiten, Urlaubstage, Feiertage, Überstunden, Fehlzeiten) und vereinfachen die Gegenkontrolle. Eine manuelle Nachberechnung fällt für Sie weg und beschleunigt die Planung erheblich.

Auch den datenschutzrechtlichen Anforderungen wird Rechnung getragen. Entsprechende Softwarelösungen erlauben ihnen, über die Zugriffsrechte genau zu regeln, wer welche Positionen einsehen kann.

Vier Software-Lösungen zur Dienstplanerstellung in der Pflege vorgestellt

Es gibt viele Softwareprogramme und Apps, die eine Dienst- oder Schichtplanerstellung nicht nur für die Pflege, sondern branchenübergreifend anbieten. Sie können also auch jederzeit auf ein allgemeines Programm zugreifen, wenn die Funktionen für Ihre Bedürfnisse passen. Ausschlaggebend können dabei neben den enthaltenen Funktionen der Support, die Preise oder die bessere Bedienbarkeit sein. Eventuell auch die Kombination mit vorhandener Software oder vorhandenen Dateien.

Verschiedene Lösungen für die Software-Dienstplanerstellung werden unter anderem angeboten von Firmen wie:

• Papershift
• Shiftjuggler
• Planovo
• Smartplan

Vier bekannte Softwareprogramme für den Gesundheitsbereich und was diese Planer können, möchten wir Ihnen nachfolgend gerne vorstellen.

1.  Timeos für Dienstpläne im Gesundheitsbereich

Timeos ist grundsätzlich branchenübergreifend verwendbar, wird aber häufig im Gesundheitsbereich eingesetzt, beispielsweise vom Roten Kreuz. Der Hersteller bietet einen kostenlosen, persönlichen Support.

• Das Programm punktet durch die einfache Erstellung der Pläne, die Sie auch leicht auf die Folgewochen übertragen können.
• Sie können die Pläne sogar automatisch erstellen, wenn Sie im Programm die Qualifikationen und Arbeitsbereiche der Mitarbeiter hinterlegen.
• Timeos berücksichtigt verschiedene Schichtpläne, die Sie automatisch zuweisen lassen können.
• Die konkrete Zeiterfassung der Arbeitszeit und eine Stempeluhrfunktion helfen bei der Einhaltung rechtlicher Vorschriften.
• Sie können in dem Programm verschiedene Pläne sowie Listen (Überstunden, Urlaubstage, Geburtstage, Dienstjubiläen, Stammblätte, Feiertage) erstellen lassen.
• Das Programm ist über Smartphone auch mobil bedienbar.

Preislich startet Timeos mit der Business (Cloud)-Version bei 2,99 € pro Monat und Mitarbeiter. Zusätzlich verfügbar ist eine Intranet-Version für 3,49 € pro Monat und Mitarbeiter, sowie eine „customized“ Version für 8,99 € pro Monat und Mitarbeiter.

2. planerio – Dienstplanerstellung für Krankenhäuser

planerio ist eine Software, die Sie für ein Krankenhaus, eine Großpraxis und in der Pflege einsetzen können. Ein besonderer Vorteil hierbei ist, dass das Programm die Dienstpläne nach einem bestimmten Algorithmus praktisch alleine erstellen kann. Dazu wird von Ihnen allerdings die Eingabe der Qualifikationen und anderer Eckdaten gefordert.

• Das Programm plant automatisch und flexibel.
• Es kann auch standortübergreifende Planungen vornehmen.
• Die Mitarbeiter können ihre Wünsche über eine Maske eingeben und automatisch prüfen, ob ein Urlaubswunsch (Urlaubsplaner) oder Dienstwunsch möglich sind.
• Das Programm kann sich schnell auf Krankmeldungen oder Dienstwechsel einstellen und den Plan entsprechend anpassen.
• Planerio berücksichtigt Qualitätsanforderungen und die gesetzlich erforderliche Arbeitszeiterfassung. Sie können hier mit Chipkarten oder einem Terminal arbeiten.
• Beliebtester Pluspunkt ist die Einflussnahme der Mitarbeiter, die sich über das System nicht nur krankmelden, sondern auch ihren Dienst unkompliziert miteinander tauschen können.

Preislich beginnt die Standardversion bei 7 Euro monatlich pro Nutzer, weitere Upgrades sind auf Anfrage möglich. Diese Preise werden im Internet nicht angezeigt. Planerio bietet Ihnen eine kostenlose Demoversion zu Testzwecken an.

3. Der Schichtplaner des DMRZ zur Personalplanung in der Pflege

Die Software von DMRZ wird gerne in der Pflege eingesetzt, da sie als Online-Software für mobile Einsätze auch vom Personal unterwegs aufgerufen werden kann. Dies ist über die Pflege-App jederzeit problemlos möglich.

• Die Pläne sind leicht bedienbar und berücksichtigen die Verfügbarkeit der Mitarbeiter je nach Arbeitsvertrag (Stundenzahl und vereinbarte Schicht, sowie Urlaubsanspruch/ Urlaubsplaner).
• Die Pläne können Sie zwar nicht automatisch, aber einfach und schnell erstellen.
• Es gibt eine Funktion für die vereinfachte Tourenplanung.
• Alle Schichten werden farbig dargestellt, um die optimale Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
• Zudem weist das Programm wichtige Zahlen wie Soll-Stunden, Ausgleich für Feiertage sowie den verbleibenden Urlaub aus.
• Der Anbieter verfügt über eine Service-Hotline, die im Notfall hilft.
• Das Programm bietet diverse Schnittstellen zur Buchhaltung sowie einen Briefversand über die Cloud.

Die Preise dieser Cloud-Software richten sich nach dem anfallenden Datenvolumen. Das Bronze-Paket (bis 10 MB) ist kostenlos, verfügt aber nur über einen beschränkten Funktionsumfang. Im Silber-Paket für 5,99 € monatlich können Sie Dokumente bis zu 5 GB speichern. Und in der Goldversion für 19,99 € im Monat haben Sie einen erweiterten Zugang zur Hotline (sogar am Wochenende) und können neben Rahmenverträgen auch Individualverträge hinterlegen. Dazu kommen eine einmalige Online-Schulung sowie eine Standortverwaltung. Hier sind Dokumente bis 15 GB speicherbar.

4. biduum – Online-Dienstplan und Arbeitszeiterfassung

biduum ist eine Online-Lösung, die für die Altenpflege, Arztpraxen, Tierärzte, Kindergärten, aber auch Einzelhandel und Industrie konzipiert ist. biduum ist fast selbsterklärend und einfach zu bedienen. Als Referenz werden über 500 zufriedene Nutzer genannt.

• Das Programm kann auf mobile Endgeräte (PC, Notebook, Tablet) installiert werden.
• Die Software „denkt mit“ und meldet Überschneidungen oder Zeitverletzungen sofort an.
• Biduum ist flexibel und erlaubt eine rasche Verschiebung von Diensten und Mitarbeitern.
• Zur besseren Bearbeitung sind alle Personaldaten und Qualifikationen von Ihnen zu erfassen. Dadurch können Sie aber später Personallisten erstellen.
• Die Anzeigen im Dienstplan sind farblich unterlegt, um die Übersichtlichkeit zu wahren.
• Der Dienstplan wird nach den notwendigen Rahmeneingaben automatisch erstellt. Dabei bleiben die Vorschläge aber stets für Sie frei veränderbar.
• Über eine Smartphone-App können die Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitszeiten leicht ein- und ausstempeln, sowie den Dienstplan einsehen, sich krankmelden oder via Urlaubsplaner einen gewünschten Urlaub einreichen.

biduum bietet eine kostenlose 60-tägige Testphase an. Danach kostet das Programm 2,80 € pro Mitarbeiter und Monat. Von 1-5 Mitarbeiter kostet es derzeit 14 Euro monatlich.

Kostenlose Software für die Dienstplanerstellung im Pflegebereich

Viele einfache Programme können Sie völlig kostenlos Downloaden und nutzen. Häufig finden Sie aber die Variante, bei der Sie die Programme zunächst ausgiebig gratis testen und dann kaufen können. Hinzu kommt die Option, Programme monatlich pro Mitarbeiter zu bezahlen, anstatt das Programm einmalig zu kaufen.

Solche Programme sind beispielsweise:

Dienstplan-Maschine enthält 44 Dateien für diverse Branchen zum Download bereit. Diese Vorlagen können Sie nach dem Download frei anpassen.

Schichtplaner von Computerbild ist gratis zum Download für Windows 10, Windows 8, Windows 7 verfügbar. Das Programm kann 3 Monate lang gratis getestet werden. Danach können Sie die Vollversion für knapp 80 Euro kaufen. Der Schichtplaner erstellt und verwaltet Dienstpläne und Arbeitszeiten. Sie können damit auch Sollstunden, den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter sowie Arbeitszuschläge berechnen. Darüber hinaus können Sie damit nicht nur Pläne, sondern auch Listen oder Statistiken erstellen.

Eine Luxuslösung stellt das ed-portal dar. Hier haben Sie eine umfangreiche Personaleinsatzplanung mit leicht zu erstellenden Einsatz- und Dienstplänen sowie wahlweise aktive oder passive Zeiterfassung. Zusätzlich können Sie sogar Aufgaben und Arbeitsdokumente an die Mitarbeiter senden. Das Programm genügt daher der Anforderung der neuen Arbeitszeiterfassung und auch den Datenschutzrichtlinien, da die Server in einem Rechenzentrum in Deutschland stehen. Das Programm ist 30 Tage lang kostenlos. Danach werden 3 Euro/Monat pro Mitarbeiter fällig.

Dienstplanerstellung mit Excel

Am beliebtesten sind immer noch die einfachen Dienstpläne, die mit Excel erstellt werden können. Hier bestimmen Ihre Computerkenntnisse, wie weit Sie diese Tabellen in Berechnungen für Urlaub, Löhne und Arbeitszeiten einbinden können. Sie können mithilfe von Excel also sehr einfache oder sehr aufwendige Dienstpläne erstellen. Die Vorteile sind der Funktionsumfang und die leichte Bedienbarkeit bei einfachen Plänen.

In die Pläne sollten Sie mindestens die folgenden Punkte aufnehmen:

• Der Name des Plans in der fixierten Kopfzeile.
• Die Art des Dienstplans (wöchentlich, monatlich, jährlich).
• Der oder die Einsatzorte der Beschäftigten.
• Eine Spalte mit den Wochentagen samt Datum.
• Eine Spalte beziehungsweise Zeile mit den Schichten oder den Arbeitszeiten.
• Die Namen der Mitarbeiter.

Nutzen und rechtliche Aspekte zum Dienstplan

Der Dienstplan ist ein Instrument der Personaleinsatzplanung und wird vom Arbeitgeber, beziehungsweise von der Pflegeleitung zur Pflegebetreuung oder Altenpflege erstellt. Mit dem Dienstplan übt der Arbeitgeber sein Weisungsrecht nach §106 GewO (Gewerbeordnung) aus. Denn er darf festlegen, wo, wie und wann der Arbeitnehmer arbeiten muss.

Der Dienstplan wird üblicherweise unter Berufung auf §12 (2) TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) mit einer Vorlaufzeit von mindestens 4 Tagen ausgehängt. In der Praxis hängt der Dienstplan jedoch meist 14 Tage vorher aus. Mit dem Aushang wird er verbindlich.

Im Dienstplan stehen mindestens die Namen der Mitarbeiter, die Arbeitszeiten und der Planungszeitraum sowie Einsatzort. Bei der Planung müssen Sie sowohl formelle als auch rechtliche Voraussetzungen beachten.

EuGH-Urteil 2019 zur Arbeitszeiterfassung

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein Grundsatzurteil im Bereich der Arbeitszeiterfassung gefällt. In Spanien hatte eine Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank SAE geklagt, da ein betriebsinternes System zur Arbeitszeiterfassung der Angestellten fehlte. Und das führte zu Bedenken, dass die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer nur geschützt sind, wenn der Arbeitgeber durch eine geeignete Zeiterfassung die tägliche Arbeitszeit prüft und festhält.

Aufgrund des Urteils wurde ein Urteil für alle Mitgliedstaaten der EU gefällt aufgrund dessen die Unternehmen zur geeigneten Zeiterfassung verpflichtet sind. Eine Erfassung der Arbeitszeit über den verbindlichen Dienstplan ist dahingehend hilfreich.

Dienstplan und Datenschutz

Im Mai 2018 wurde durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Schutz persönlicher Daten ausgeweitet und verschärft. Daher ist es wichtig, dass Sie bei der Arbeit mit den Dienstplänen, in denen Namen, Qualifikationen, Krankheitstage und ähnliche persönliche Daten enthalten sind, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, die Datensicherheit der Hersteller, des Supports oder bei der Cloud-Lösung die der angeschlossenen Rechenzentren zu prüfen. Handelt es sich um deutsche Firmen, deren Server in Deutschland stehen und daher den deutschen Richtlinien des Datenschutzes unterliegen? Sind die Anbieter zertifiziert oder geprüft?

Fazit

Die Arbeit mit einer professionellen Software, die Ihnen beim Erstellen des Dienstplanes hilft, ist ein großer Vorteil für Sie. Auch wenn nicht jede Software-Lösung gratis erhältlich ist.  

Denn in der häufig genutzten Excel-Tabelle können Sie zwar alle Informationen eintragen, müssen diese allerdings manuell gegenprüfen. Und zwar dahingehend, ob die Mitarbeiter gemäß Arbeitszeitgesetz, Mutterschutz oder Jugendschutz korrekt eingeteilt sind und nicht zu viel arbeiten.

Diese Vergleiche übernimmt ein Programm rechtskonform und automatisch nach der Eingabe der Rahmenbedingungen und Qualifikationen der Mitarbeiter. Zudem können Sie durch die Regelung von Zugriffsberechtigungen die Datenschutzbedingungen besser einhalten als durch einen Aushang. Des Weiteren kontrolliert eine Software automatisch den verbleibenden Urlaubstage, Überstunden, Ruhezeiten und nimmt Feiertagsabgleiche vor.

Welche Software am besten geeignet ist, müssen Sie für Ihren konkreten Einsatzzweck (Pflegebetreuung, Altenpflege usw.) und die Zahl Ihrer Mitarbeiter entscheiden. Eine solche Software hat darüber hinaus den Vorteil, dass sie auch die notwendige Arbeitszeiterfassung (EuGH-Urteil) sowie die Lohnbuchhaltung mitberücksichtigen kann.

Um bei dem umfangreichen Angebot die richtige Wahl zu treffen, empfiehlt es sich, wenn verfügbar, von Gratis-Testphasen Gebrauch zu machen und das jeweilige Programm einem ausführlichen Praxistest zu unterziehen.