Dienstplan-Muster für Pflegedienstleister

Dienstplan-Muster & Vorlagen für Pflegedienstleister

Besonders im Pflegebereich ist ein gut durchdachter Arbeitsplan unerlässlich, um die durchgehende und ausreichende Betreuung der Patienten sicherzustellen. Für den Arbeitgeber und die Führungskräfte bietet ein Dienstplan eine zuverlässige Personalplanung, die allerdings auch rechtlichen Anforderungen entsprechen muss.

Muster-Dienstplan für die Pflege: Was muss er enthalten?

Damit alle Betroffenen mit dem Dienstplan gut arbeiten können, muss er einige wichtige Informationen erhalten. Dazu kommen arbeitsrechtliche Forderungen, die Sie einhalten müssen, da Verstöße beispielsweise gegen das Arbeitszeitgesetz mit einem Bußgeld belegt werden können.

Formelle & rechtliche Anforderungen an die Personalplanung

Rein formell müssen Sie in den Dienstplan wichtige Informationen für/über die betreffenden Mitarbeiter aufnehmen.

Aufzunehmen sind:

• Der Planungszeitraum (Woche oder Monat, aber auch ein Jahresplan ist möglich.)
• Vor- und Nachname der Mitarbeiter
• Die exakten Arbeitszeiten (am besten Angabe über Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht mit Arbeitsbeginn und -ende)
• Der konkrete Einsatzort oder Abteilung (besonders wichtig bei Job-Rotation oder bei Springern)

Bei der Erstellung muss sich die Pflegedienstleitung an verschiedene gesetzliche Regelungen halten. Sie muss vor allem die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zwingend einhalten. Dazu gehören:

• 3 ArbZG: Die maximal zulässige tägliche Arbeitszeit (in der Regel 8 Stunden, im Ausnahmefall auch 10 Stunden).
• 4 ArbZG: Die einzuhaltenden Ruhepausen (bei 6-9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten).
• 5 ArbZG: Die Ruhezeiten zwischen zwei Schichten (mindestens 11 Stunden)
• 6 ArbZG: Besondere Vorschriften für den Nachtdienst.
• 9 ArbZG: Freie Tage: Sonn- und Feiertage sind normalerweise arbeitsfrei. In der Pflege ist es jedoch nicht möglich, Patienten am Wochenende unbeaufsichtigt zu lassen. Dafür enthält das Gesetz entsprechende Ausnahmeregelungen.

Weitere Gesetze, die Sie berücksichtigen müssen, sind beispielsweise:

• Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)
• Das Mutterschutzgesetz (MuSchG)
• Das Jugendschutzgesetz (JuSchG)
• und weitere im Einzelfall wichtige Gesetze.

Muster-Dienstplan: Wie bereitet man die Erstellung vor?

Zu den Vorüberlegungen bei der Erstellung des Dienstplans gehören viele Punkte, die vor allem Schließzeiten des Unternehmens und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigen. An diesen Tagen muss mit weniger Personal die Leistungen der Pflege aufrecht gehalten werden. Der Dienstplan ist somit eines der wichtigsten Instrumente der Personaleinsatzplanung.

Insgesamt gehören folgende Punkte zur Planung:

• Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter im Planungszeitraum feststellen:
  • Fixe Abwesenheitszeiten (Urlaub, Schließzeiten für Betriebsversammlungen oder Ausflüge, Fort- und Weiterbildungen, Sonderurlaub)
  • Flexible und spontane Abwesenheitszeiten (Notfälle, Krankheit, Mutterschutz, Kuren, Dienstbefreiung aus anderen Gründen, beispielsweise Gerichts- oder Arzttermine)
• Anzahl notwendiger Mitarbeiter ausrechnen:
  • Wie viele Mitarbeiter sind mindestens/höchstens pro Patient notwendig?
  • Welche/wie viele Schichten sind zu besetzen (Zweischicht-Betrieb/Dreischicht-Betrieb)? Bei der Berechnung müssen Sie berücksichtigen, dass die betreffenden Mitarbeiter einen Freizeitausgleich erhalten müssen.
• Wochenenddienste und Feiertagsdienste festlegen:
• Abschließende Kontrolle und Weitergabe des Plans:

Anschließend können Sie den Dienstplan an die Heimleitung und den Betriebsrat zur Freigabeerteilung weiterleiten.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Wie kann man einen Dienstplan in Excel selbst erstellen?

Sollten sie keine Dienstplanvorlage zur Hand haben, könne Sie sich mit Excel eine Reihe von sehr einfachen bis hin zu sehr aufwendigen Dienstplänen erstellen lassen, die auch Resturlaubstage oder Krankheitstage zusammenrechnen können. Excel ist leicht bedienbar und weit verbreitet. Daher bietet sich die Erstellung eines Dienstplans in diesem Programm an. Alternativ können auch entsprechende Open-Source-Programme, wie Calc aus der Open-/Libre-Office-Suite.

Inhalte des Dienstplans in Excel

Folgende Punkte sollten Sie in den Plan aufnehmen:

• Definition für Woche/Monat/Jahr – um welchen Dienstplan handelt es sich? (Beispielsweise „Dienstplan August 2019“ oder „Dienstplan KW 35/2019“)
• Dazu auch der Einsatzort oder die Abteilung (Pflege, Service, Leistungen, Betreuung oder Ähnliches). So können Verwechslungen beim Aushängen vermieden werden.
• Die betreffenden Tage (Montag bis Sonntag) mit Datum.
• Spalten mit den konkreten Schichten (Schichtbeginn und Schichtende angeben!) oder Uhrzeiten.
• Eine dauerhaft sichtbare Kopfzeile mit den Überschriften, damit auch beim Scrollen immer klar ist, welche Informationen in welcher Spalte stehen.
• Am besten eine Seitenleiste, die das Datum automatisch weiterzählt, dann entfällt die manuelle Eintragung.
• Parallel dazu eine Tabelle mit dem Namen der Mitarbeiter, in der die Schichten berechnet werden können.

Schritte zur Erstellung eines Dienstplans

Zuerst muss die Kopfzeile angelegt werden, in der die Spalten benannt und die bevorzugte Breite eingestellt werden. Damit man diese Kopfzeile immer zu sehen ist, auch beim Scrollen, kann sie über „Ansicht” und „Fenster einfrieren“ sowie „Oberste Zeile fixieren“ festgestellt werden.

Danach wird der Plan mit den Uhrzeiten oder Schichten (z.B. Bereitschaftsdienst, Nachdienst usw.) und den Namen der Mitarbeiter befüllt. Hierfür gibt es keine Vorschriften. Wenn in der linken Spalte Datum und Tag stehen und oben in der Zeile die Schichten, können die Zellen mit den Namen der Mitarbeiter ausgefüllt werden.

Die Darstellung ist davon abhängig, wie viele Mitarbeiter und wie viele Schichten Sie in der Übersicht unterbringen wollen.

Berechnungen der Schichten sind über Formeln möglich. Dazu müssen Sie in Ihrem Arbeitsplan die Namen aller Mitarbeiter notieren und ihnen eine eigene Zelle zuweisen. Die Berechnung steht dann daneben mit der Formel =ZÄHLENWENN(A1:Z100; „Max Mustermann“). Dadurch wird hier jeweils automatisch mitgezählt, wenn Max Mustermann eine Schicht absolviert.

Achtung: in der Formel stehen A1 und Z100 nur als Beispiel für den Gesamtbereich der Tabelle. Sie müssen hier den Bereich in die Formel eintragen, in dem Max Mustermann seine Schicht haben könnte.

Gratis-Download: Dienstplanvorlage für Pflegedienstleiter

Wenn Sie sich mit Excel nicht gut auskennen, kann es hilfreich sein, sich Anregungen im Internet zu holen. Vor allem, weil jedes Unternehmen eigene Anforderungen an seine Pläne hat oder eine unterschiedliche Zahl von Mitarbeitern oder Abteilungen aufnehmen möchte.

Daher ist es eine Option, erste Erfahrungen mit einem kostenlosen Muster aus dem Internet zu sammeln und dann eigene Tabellen zu erstellen.

Praxistipps für den Einsatz eines Excel-Dienstplans

Excel-Tabellen sind individuell und flexibel erstellbar. Damit nicht jeder befugte Mitarbeiter dem Plan ein anderes Gesicht gibt, sollten sie darauf achten, einen einmal erstellten Plan laufend in derselben Form zu verwenden.

Je einfacher der Plan aufgebaut ist, desto leichter ist es, dass er auch von eher ungeübten Mitarbeitern gepflegt, ausgefüllt und später gelesen werden kann. Daher sind einfache Pläne ohne komplizierte Berechnungen zu bevorzugen.

Dienstplan – Excel-Vorlage oder Software?

Die einfache und flexible Verwendung von Excel-Vorlagen ist kostenlos und steht überall zur Verfügung, wo mit dem Office-Programm gearbeitet wird. Gegenüber einer gekauften Software kann die Tabelle jederzeit individuell erweitert und nach Bedarf angepasst werden. Allerdings stößt diese Vorlage schnell an ihre Grenzen. Besonders, wenn ungeübte Mitarbeiter komfortable Berechnungen benötigen oder wünschen, die sie selbst nicht programmieren können.

Für diesen Fall sind auch Freeware-Lösungen oder Software-Programme eine gute Option. Sie können nicht versehentlich umprogrammiert werden und haben zur Not einen Ansprechpartner im Support, der gerne weiterhilft – oftmals ein großer Vorteil. Gute Software-Lösungen, die über die Cloud funktionieren, haben den besten Ruf, da sie überall verfügbar sind (an mobilen Endgeräten), einfach oder sogar intuitiv zu bedienen sind und daher keine Schulungskosten verursachen. Dazu sind keine komplizieren Installationen notwendig.

Datenschutz bei der Erstellung eines digitalen Dienstplans

Seit der Neufassung und Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018, ist der Schutz persönlicher Daten verschärft. Sowohl beim Aushang als auch beim Zugriff auf digitale Exemplare des Dienstplans müssen Sie daher die Vorschriften der DSGVO beachten.

Im Dienstplan sind neben den Namen der Mitarbeiter auch die Schichten, der Urlaub, die Qualifikationen, eventuelle Angaben über Krankheit oder Kur sowie Fortbildung enthalten. Diese privaten Informationen fallen unter den Datenschutz. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Dienstplan, der solche Daten enthält, nur dann aushängen, wenn alle Mitarbeiter dem zustimmen. Aber auch dann ist zu beachten, dass der Plan so aufgehängt wird, dass Dritte (Besucher oder Patienten) keinen Zugang zu diesen Informationen haben. Ist dies aktuell nicht so, gilt es Lösungen zu finden.

Wisssenswertes zum Dienstplan für Pflegedienstleister

Der Nutzen des Dienstplan

Der Dienstplan wird als ein Instrument der Personaleinsatzplanung betrachtet. Nicht nur in den Pflegeeinrichtungen, sondern in jedem Unternehmen dient er dazu, die korrekte Anzahl an Arbeitern mit der jeweils notwendigen Qualifikation in der richtigen Abteilung und zur richtigen Zeit (Schichtplan) einzuteilen. Damit kann jedes Personal- oder Lohnbüro eine übersichtliche Einteilung und Abrechnung der vorhandenen Mitarbeiter vornehmen, die auch urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheit sowie Überstunden berücksichtigt. Der Arbeitsplan hat somit für Dienstnehmer und Dienstgeber Vorteile in der Personaleinsatzplanung.

Wer erstellt den Dienstplan?

Schichtplaner ist üblicherweise die Pflegedienstleitung. In vielen Unternehmen sind die Dienstpläne anschließend noch genehmigungspflichtig oder benötigen die Zustimmung des Betriebsrates. Denn dieser hat ein Mitbestimmungsrecht und regelt außerdem die Arbeitszeiten der Mitarbeiter.

Durch die Festlegung des Dienstplans übt der Arbeitgeber sein Weisungsrecht nach §106 GewO (Gewerbeordnung) aus. Danach darf er nämlich bestimmten, wann, wie und wo der Arbeitnehmer seine Arbeit zu verrichten hat.

Was wird mit dem Dienstplan geregelt?

Der Arbeitsplan regelt den Personalbedarf und den Personaleinsatz. Das bedeutet, dass Sie mit dem Plan innerhalb eines bestimmten Schichtmodells (Zweischicht, Dreischicht) die Arbeitszeit des vorhandenen Personals genau vorausplanen. Entweder pro Organisationseinheit, pro Unternehmenseinheit oder auch pro Gruppe (Einsatz in der Pflege, bei der Betreuung oder in der Hauswirtschaft).

Dabei berücksichtigen Sie, ob Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind, dass sie ihre Ruhezeiten einhalten oder ihren Bereitschaftsdienst und dass Ersatzpersonal eingeplant werden kann. Sie müssen bei notwendigen Änderungen (etwa durch ungeplante Ausfälle) schnell reagieren können.

Wann muss der Dienstplan ausgehängt werden?

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift dafür, wann Sie den Dienstplan aushängen müssen. Allerdings muss es den betroffenen Mitarbeitern möglich sein, ihre Dienst- und Freizeiten rechtzeitig zu erfahren, um eigenen Planungen durchzuführen. Dafür wird gemäß §12 (2) TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) normalerweise ein Vorlauf von mindestens 4 Tagen, in der Praxis eher 2 Wochen vorausgesetzt.

Fazit

Ein Dienstplan für die Pflege ist ein hilfreiches Instrument zur genauen Planung der Arbeitszeit. Dadurch stellen Sie nicht nur sicher, dass ein Mitarbeiter vertragsgemäß arbeitet, sondern auch, dass die Patienten zu jedem Zeitpunkt angemessen versorgt werden. Ein Vorteil für die Patienten und die Pflegeeinrichtung.

Die Erstellung des Dienstplans darf der Arbeitgeber oder die Pflegedienstleitung im Rahmen der formellen und gesetzlichen Vorschriften vornehmen. Dabei müssen Sie eventuell Freigaben durch den Betriebsrat oder die Heimleitung berücksichtigen. Die Einhaltung der Gesetze und tarifverträglichen Bestimmungen sind wichtig, da ein Verstoß mit hohen Bußgeldern geahndet werden kann.

Zur Erstellung der Personalplanung stehen Ihnen grundsätzlich Excel-Tabellen, Freeware, Software-Programme oder damit verbundenen Cloudlösungen für den mobilen Einsatz zur Verfügung. Excel-Tabellen sind individuell und flexibel gestaltbar. Wo nicht genügend Praxiskenntnisse vorhanden sind, sind fertige Lösungen jedoch komfortabler und bieten mehr Funktionen. Daher sind sie im Zweifelsfall die bessere Option.

Da der Dienstplan üblicherweise ausgehängt und nicht nur per Email verteilt wird, müssen Sie die Datenschutzvorschriften beachten. Denn die Pläne enthalten persönliche und private Daten der Mitarbeiter. Sobald einer verlangt, dass der Plan nicht aufgehängt werden darf, muss sich der Arbeitgeber danach richten und eine andere Lösung finden. Hierbei wären verschiedenste Lösungen wie beispielsweise der Einsatz einer passwortgeschützten Software möglich. Grundsätzlich haben nur die betroffenen Arbeitnehmer und der Arbeitgeber ein Recht darauf, den Dienstplan einzusehen.