Gutes Controlling sichert die Existenz

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Ein gutes Controlling verhilft Pflegeunternehmen zu wirtschaftlichen Erfolg und ist die Grundlage für operatives und strategisches Handeln.

Für die Wirtschaftlichkeit eines Pflegebetriebs ist ein gutes Controlling – die Planung und Steuerung  des Unternehmens – das A und O und die Grundlage für strategisches Handeln. Das gilt sowohl für den pflegerischen als auch für den kaufmännischen Bereich. Controlling verbindet ökonomische Faktoren mit individuellen Pflegemaßnahmen. In der Praxis bedeutet ein schlechtes Controlling mangelnde Übersicht über wichtige ökonomische Bereiche und deren Schnittstellen, was am Ende zum wirtschaftlichen Ruin eines Unternehmens führen kann. Deshalb sollte das Augenmerk jedes Pflegebetriebs auf dem Management einer funktionierenden Überwachung und Optimierung der Rentabilität sowie der Qualität eines Pflegebetriebs liegen. Das aber ist oft gar nicht so einfach. Umfassende Kenntnisse und eine vernünftige Strukturierung der Controlling-Prozesse sind unverzichtbar, um einen Betrieb gut steuern zu können.

Strategisches und operatives Controlling

Controlling in der Pflege hängt oft mit der größe des Betriebes zusammen: Während größere Betriebe und Pflegeeinrichtungen Kostenrechnungen und ähnliche Vorgänge sowie die Überwachung der entstandenen Kosten häufig einer Abteilung mit einem oder mehreren ausgebildeten Controllern überlassen, wird diese Aufgabe in mittleren und kleinen Unternehmen häufig der Geschäftsleitung, aber auch der Pflegedienstleitung (PDL) überlassen. Oft gibt es auch eine Kooperation auf Führungsebene. Im Grunde ist der Begriff Controlling als Tätigkeit nicht einheitlich definiert, weil je nach Anforderung eines Unternehmens unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden.

Risiken und Chancen

In der Pflege sind Pflegedienstleitungen (PDLs) häufig für die Planung laufender unternehmerischer Prozesse zuständig (operatives Controlling). Man denke an dieser Stelle zum Beispiel auch die Pflegesatzverhandlung. Denn der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens hängt zu einem guten Teil auch davon ab, wie diese Verhandlungen geführt werden. Schließlich liegt es unter anderem am Verhandlungsgeschick der verschiedenen Partner, wie hoch die Kosten sein dürfen, die dem jeweiligen Kostenträger in Rechnung gestellt werden dürfen.

Hat die Pflegedienstleitung an dieser Stelle keine gute Arbeit gemacht, kann das dazu führen, dass der gesamte Pflegedienst nicht wirtschaftlich arbeitet und vielleicht sogar in seiner Existenz gefährdet wird. Doch nicht nur die Pflegesatzverhandlung gehört in den Bereich Controlling in der Pflege dazu, denn damit hören die betriebswirtschaftlichen Aufgaben nicht auf. Denn daneben wirken sie auch beim sogenannten strategischen Controlling mit, mit dem im Sinne der Entwicklung eines Unternehmens Möglichkeiten, Risiken und Chancen erarbeitet werden.

Diese Aufgaben sind eng mit dem Rechnungswesen verbunden, denn das Controlling basiert im Grunde auf Unternehmenszahlen und auf den jeweiligen Bilanzen. Zu Beginn entwickeln Controller Ziele und die entsprechenden Maßnahmen, erarbeiten die Budgetierung und legen die Ziele und Planwerte des Unternehmens fest. Anschließend werden sämtliche geschäftlichen Prozesse mit Blick auf die gesetzten Ziele überwacht und gesteuert.

Wenn nötig, hat das Controlling mit all seinen Funktionen zu diesem Zeitpunkt die Aufgabe, Abweichungsanalysen durchzuführen, um Korrekturen zu erarbeiten. Auch die Rationalitätssicherung gehört zum Aufgabenfeld eines Controllers. Gemeint ist damit, dass ein entsprechendes Controlling dafür sorgt, dass die Führungskräfte eines Unternehmens, beziehungsweise das Management richtig handelt und Defizite beseitigt oder minimiert. Ein weiteres Tätigkeitsfeld ist das Berichtswesen.

Controlling: Fehler aufdecken, Risiken und Chancen erkennen

Grundsätzlich dient Controlling in den Pflegebetrieben dazu, ein wirtschaftliches Ergebnis durch gezielte Steuerung und Kontrolle zu verbessern. Gleichzeitig werden Fehlerquellen aufgedeckt, Risiken und Chancen erkannt. Viele Pflegedienste zum Beispiel sind gescheitert, weil sie zu schnell gewachsen sind und die dadurch ansteigenden Kosten nicht im Blick behalten oder zu viele unwirtschaftliche Kunden und damit zu viele unwirtschaftliche Versorgungen aufgenommen haben.

Das kann beispielsweise auch den Bereich Steuern betreffen. Denn unter bestimmten Voraussetzungen sind ambulante Pflegedienste von der Umsatzsteuer befreit. Das kann ein enormer Vorteil gegenüber anderen Unternehmen sein, die die Umsatzsteuer entrichten müssen – abgesehen davon, dass es auch eine Erleichterung im Hinblick auf das Controlling in der Pflege auswirkt.

Jedoch müssen Pflegedienste bei den Steuern sehr genau hinschauen. Die Vorgaben, die der Gesetzgeber an dieser Stelle macht, sind unbedingt genau einzuhalten, sonst drohen Nachzahlungen und möglicherweise auch Bußgelder. Hinzu kommt, dass eine nachträgliche Umsatzsteuerzahlung die Bilanz negativ beeinflusst.

Auch die Abwanderung von Kunden zu anderen Pflegeeinrichtungen, weil Qualitätskriterien nicht eingehalten worden sind,  kann zu wirtschaftlichen Schwierigkeiten führen. Diese und viele andere Beispiele zeigen auf, wie wichtig betriebswirtschaftliches Controlling in der Pflege ist.

Welche Kosten entstehen für Pflegeeinrichtungen?

Die aus dem Controlling-Prozess resultierenden Lösungen tragen zu mehr Effizienz bei. In der Pflege haben sich – und das nicht zuletzt durch das Pflegestärkungsgesetz und die sich ständig wandelnden Strukturen am Markt – die Rahmenbedingungen in  der jüngeren Vergangenheit stark gewandelt. Die Anforderungen sind komplexer und machen oft auch eine Anpassung der Steuerung nötig.

Ein gutes Controlling mit zielgerichteten Instrumenten bringt ans Tageslicht, in welchen Bereichen Prozesse für eine bessere Wirtschaftlichkeit optimiert werden können. Die Grundlage dafür bildet das betriebswirtschaftliche Controlling. Die Bereiche, die durch Controlling überwacht werden, betreffen zu einem großen Teil die Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Patienten-Versorgungen, aber auch alle anderen Kosten.

Kosten in der Pflege entstehen zum Beispiel

• Beim Personal
• Bei der Unterhaltung der Geschäftsräume
• Bei den Fahrzeugen
• In Zusammenhang mit Versicherungen
• Bei den Verbrauchskosten
• Durch Steuern
• Durch Marketingmaßnahmen
• Durch Rücklagen etc.

Versicherungen im Controlling beachten 

Auch die Versicherungen für Pflegedienste müssen im Rahmen des betriebswirtschaftlichen Controlling beachtet werden. Denn ohne Absicherung geht im Bereich Pflege gar nichts. Bedenken Sir nur einmal die Kosten, die auf Sie als Pflegedienstbetreiber zukommen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter einen Schaden an einer pflegebedürftigen Person verursachen. Schlimm genug, dass eine pflegebedürftige Person überhaupt zu schaden kommt.

Um hohe Zahlungen zu vermeiden, müssen sich Pflegedienste daher umfassende versichern. Dazu gehören Versicherungen für

• Personen- und Sachschäden
• Eigenschäden
• Rechtsschäden

außerdem

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Geschäftsinhaltsversicherung
• Firmenrechtsschutzversicherung
• KFZ-Versicherung

Welche Versicherungen im einzelnen für das jeweilige Unternehmen wichtig sind, zeigt sich bei einer eingehenden Prüfung des Betriebes. Im Bereich Controlling sollte hier jedoch nicht nur die Beitragszahlung für die jeweilige Versicherung beachtet werden, sondern auch der Schutz und damit auch der Schutz vor hohen Zahlungen, die sich durch die Versicherung ergibt.

Kosten-Nutzen-Analyse

Ein bedeutsames Instrument des Controllings allgemein und in der Pflege ist die sogenannte Kosten-Nutzen-Rechnung. Dabei handelt es sich um ein Verfahren

„der (gesundheits-)ökonomischen Evaluation von Gesundheitsleistungen, bei dem sowohl die Kosten als auch die gesundheitlichen Ergebnisse einer Leistung monetär bewertet werden. Damit können einzelne Leistungen nicht nur relativ – d. h. im Vergleich mit anderen Leistungen -, sondern auch absolut bewertet werden, indem ihre Kosten dem monetär bewerteten Nutzen gegenübergestellt werden“

(Quelle: AOK Bundesverband).

Die Kosten-Nutzen-Rechnung kommt bei Betrieben und Projekten zur Anwendung, die keine Gewinne erzielen, zum Beispiel bei der Öffentlichen Hand. Auch in der Gesundheitswirtschaft und damit der Pflegebranche findet sie Anwendung. Mit dieser Analyse kann die Wirtschaftlichkeit des Betriebs und der Pflegeprozesse überprüft werden. Das Prinzip dahinter ist die monetäre und prognostische Beurteilung der Kosten. Auf diese Weise lässt sich das Verhältnis der Kosten zum Nutzen herausarbeiten. Die daraus resultierende Differenz bildet die sogenannte Kenngröße. Für die Kosten-Nutzen-Rechnung werden unter anderem folgende Schritte eingeleitet:

• Dokumentation aller bedeutenden Auswirkungen der jeweiligen Maßnahme auf Kosten und Nutzen
• Prognoseerstellung der finanziellen Auswirkungen (Kosten und Nutzen)
• Prüfung der Prognose auf mögliche Veränderungen der Parameter
• Festlegung eines Stichtages und Diskontierung auf dieses Datum
• Erstellung von Kennzahlen auf Grundlage des Vergleichs der Kosten und des Nutzen
• Dokumentation aller Auswirkungen, die finanziell nicht festlegbar sind
• Vergleich und Bewertung der Maßnahmen mit Kennzahlen und den nicht bewertbaren Auswirkungen

Bei Gründung eines Pflegebetriebs ist die Kosten-Nutzen-Rechnung des Pflegemangements unabdingbar, jedoch auch im weiteren Verlauf für die Analyse des Ist-Status ein probates Instrument zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Arbeit mit Kennzahlen

Wenn von Controlling im Pflegemanagement die Rede ist, geht es häufig um sogenannte Kennzahlen,. Damit meint man Werte, anhand derer die Wirtschaftlichkeit der Pflegeprozesse und damit eines Pflegedienstes abgelesen werden kann. Viele Betriebe der Gesundheitswirtschaft und damit auch Pflegedienste sind mit diesem System nicht umfassend vertraut, weil die Verantwortlichen auf keine kaufmännische Ausbildung bauen können. Das betrifft häufig auch Führungskräfte wie zum Beispiel die PDL und andere Mitarbeiter, die mit dem Controlling beauftragt werden. Jedoch sind die Hürden, die es braucht, um einen Pflegebetrieb auch von Führungskräften ohne kaufmännischen Hintergrund mit Kennzahlen zu führen, nicht unüberwindbar. Wichtig ist jedoch, Kennzahlen zu erheben, die ohne große Schwierigkeiten erhoben werden können. Außerdem muss eine Zielkennzahl entwickelt werden, um die erhobenen Kennzahlen an dieser messen zu können.

Beispiel: Der monatliche Umsatz für eine Pflegekraft in Vollzeit soll dem Betrieb 6.200 Euro einbringen (Zielkennzahl, die mit der tatsächlichen in Beziehung gesetzt wird, um daraus mögliche Handlungsoptionen  abzuleiten). Wenn beim Vergleich der beiden Kennzahlen (Zielkennzahl, tatsächliche Kennzahl) ein Handlungsbedarf abgeleitet wird – zum Beispiel in dem Fall, in dem die  tatsächliche Kennzahl 5.800 Euro beträgt,  werden von den Verantwortlichen die notwendigen Schritte eingeleitet, um das Ziel (6.200 Euro) zu erreichen.

Controlling in der Pflege: An alle Kosten denken

Die Arbeit mit Kennzahlen im Pflegemanagement kann Zeit einsparen und sich darüber hinaus noch anderweitig auszahlen. Notwendig ist jedoch, zunächst eine Übersicht über die Kosten zu erstellen. Neben den Personal- und Fahrzeugkosten, die bei einem ambulanten Pflegedienst einen sehr großen Anteil an den Gesamtkosten ausmachen, der Miete, den Rücklagen sowie weiteren Betriebskosten, dürfen auch mögliche Rückstellungen und Abschreibungen dabei nicht außer Acht gelassen werden. Der regelmäßige Besuch eines zum Beispiel Steuerberaters schafft die nötige Übersicht. Kennzahlen können für viele Bereiche gebildet werden – zum Beispiel für die Kosten pro Kunde, die Personalkosten, Fahrzeugkosten, Tarifsteigerungen und vieles mehr.

Wichtige Kennzahl: Rentabilität und Umsatzrendite

Eine Kennzahl, die wohl als eine der bedeutsamsten gilt, ist die Rentabilität des Unternehmens, die ganz häufig anhand der Umsatzrendite gemessen wird. Die beiden übrigen Kennzahlen, die ebenfalls die Rentabilität eines Pflegedienstes ausmachen, sind Fremdkapital- und Eigenkapitalrentabilität. Diese stehen jedoch häufig hinter der Kennziffer Umsatzrentabilität zurück, denn diese gibt auf einen Blick einen Eindruck davon, wie wirtschaftlich das Unternehmen aktuell geführt wird  –gerade für das Controlling in der Pflege ist diese Kennziffer daher nicht zu unterschätzen.

PDL, die sich um die Rentabilität ihres Unternehmens sorgen, können daher aus der Umsatzrendite eine gute Einschätzung gewinnen, ob sich das Unternehmen noch trägt oder ob weitere Schritte unternommen werden müssen. Denn die Kennzahl dokumentiert die Effizienz eines Pflegebetriebs. Diese Kennzahl ist relativ leicht zu ermitteln. Dabei liegen dem allgemeinen Verständnis nach Werte von 7,5 Prozent im kritischen Bereich. Zahlen in Höhe von bis zu 12,5 Prozent bedeuten, dass dringender Handlungsbedarf besteht; gut hingegen sind Werte zwischen 12,5 und 20 Prozent, und sehr gut wirtschaften Betriebe, die 25 Prozent Umsatzrendite erzielen. Die Aussagekraft dieser Zahlen bezieht sich auf Personengesellschaften und hängt in diesem Zusammenhang auch davon ab, ob der Unternehmer gleichzeitig Pflegedienstleiter (PDL) ist oder nicht.

Es sind die Personalkosten, die vor diesem Hintergrund die wichtigste Größe darstellen. Die zu ermittelnde Kennziffer, ob die Pflege- und Verwaltungskräfte am Aufwand gemessen wirksam sind, wäre zum Beispiel, die Personalkosten in das Verhältnis zum Umsatz zu setzen. Wenn der Umsatz in einem Kalenderjahr bei 600.000 Euro läge, die Personalkosten davon jedoch den Großteil verschlingen (400.000 Euro), deckt das Controlling mit rund 66 Prozent eine sehr hohe Personalkostenquote auf.

Beim Fuhrpark alle Kosten bedenken

Auch beim Fuhrpark, bei ambulanten Pflegediensten meistens an Platz zwei der meisten Kosten,  können Kennzahlen ermittelt werden. Dabei ist wichtig, wirklich alle Kosten zu ermitteln. Dazu gehören Abschreibungen, Leasingkosten, Steuern, Versicherungen, Tank- und Pflegekosten sowie Wartungs- und Reparaturkosten. Hinzu kommt die Erstattung von Kilometergeld, wenn Pflegekräfte ihren eigenen Pkw nutzen. Die Summe sämtlicher Kosten werden wiederum ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt und daraus bei Bedarf notwendige Schritte abgeleitet. Wer etwa bis zu zehn Prozent des Umsatzes für den Fuhrpark aufwendet, kann normalerweise zufrieden sein, Kosten bis zu 12,5 Prozent stellen bereits einen kritischen Bereich dar. Alle Werte darüber sind kritisch.

Was sagt der Monatsumsatz aus?

Weitere wichtige Kennzahlen bei der Planung des Controllings: der durchschnittliche Monatsumsatz pro Kunde sowie der durchschnittliche Sachleistungsanteil. Während der Monatsumsatz in der ambulanten Pflege gemeinhin zwischen 350 bis 1.000 Euro je nach Vergütung durch das Bundesland liegen sollte, ergibt sich die Kennzahl für den ausgeschöpften maximalen Sachleistungsanteil daraus, wie hoch der monatliche Sachleistungszuschuss des jeweiligen Kunden ausfällt – und wie viel von dieser Summe tatsächlich abgerechnet wird.  An der sich daraus ergebenden Prozentzahl kann das Pflegeunternehmen  die Wirtschaftlichkeit in diesem Bereich ablesen.

Qualitätsmanagement und Controlling

Das Qualitätsmanagement eines Pflegebetriebs ist von großer Bedeutung und sollte in das betriebswirtschaftliche Controlling einbezogen werden. Sehr häufig ist es so, dass sich gute Qualität am Ende bezahlt macht und Erlöse, beziehungsweise die anfallenden Kosten, in deutlicher Verbindung zu den qualitativen Zielen eines Unternehmens stehen. Bei folgenden Kriterien kann sich die Qualität bei entsprechender Umsetzung auf das betriebswirtschaftliche Controlling auswirken:

• Mitarbeiterorientierung
• Hoher Anspruch an die Dienstleistungsqualität
• Das Bemühen um ständige Weiterentwicklung

Beispiel: In der ambulanten Pflegeeinrichtung Müller wird die individuelle Versorgung jedes einzelnen Kunden Schritt für Schritt genau festgehalten. Diese Informationen werden auch an Springerkräfte weitergegeben, was deren Arbeit deutlich erleichtert und dafür sorgt, dass die vorgegebenen Zeiten für die Versorgung eines Kunden eingehalten werden können (Wirtschaftlichkeit). Gleichzeitig werden die unterschiedlichen Bedürfnisse des Kunden wertgeschätzt (Qualitätsziel: Kunde im Fokus).

Pflegecontrolling

Der Begriff Pflegecontrolling verbindet die betriebs- und finanzwirtschaftliche Überwachung mit den Kriterien pflegerischer Maßnahmen und besteht aus einer Vielzahl von Faktoren und denen sich daraus ergebenden Kostenstellen, deren Summe letztendlich über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheidet. Eine große Rolle spielen dabei

• finanzwirtschaftliche Kennzahlen
• Auslastungskennzahlen
• Personalkennzahlen
• Strukturzahlen
• Leistungskennzahlen
• Qualitätskennzahlen

Ob Management oder PDL: Wer diese Bereiche durch ein gutes Controlling ständig im Blick hat, erkennt schnell, wenn sich Probleme auftun und Ziele nicht erreicht werden. Wichtig ist, von Beginn an Zeit in die funktionierende Kontrolle und Steuerung im Betrieb zu intensivieren. Die dazu notwendigen Tätigkeiten kosten zwar Zeit, sind letztendlich jedoch ein Gewinn für die Firma.  Diese macht sich schnell bezahlt und trägt dazu bei, die Wirtschaftlichkeit, aber auch die Qualität der Leistungen eines Pflegebetriebs zu verbessern. Gängige Instrumente für das Controlling sind unter anderem die Kosten-Nutzen-Rechnung oder die Erhebung von Kennzahlen. Bei Nachbesserungsmaßnahmen wird durch die Führung des Unternehmens oder die PDL häufig auch das Prinzip des sogenannten PDCA-Zyklus angewendet: Dahinter steht die Auffassung, dass jede Handlung, egal in welchem Bereich,  innerhalb eines Pflegedienstes in vier Phasen einteilen lässt:

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Schritt 1 umfasst eine Ist-Analyse. Hier wird zunächst der Problembereich dokumentiert. Anschließend werden Daten und  Abweichungen festgehalten und gleichzeitig Informationen erhoben und Entscheidungen getroffen, um das Problem lösen oder verbessern zu können. Anschließend werden die Maßnahmen umgesetzt (Schritt 2). Dazu wird eine Zeitspanne definiert und die getroffenen Maßnahmen festgelegt. In Schritt 3 wird überprüft, ob der Soll-Zustand mit Hilfe der gewählten Maßnahmen erreicht werden konnte. Schritt 4 schließlich befasst sich mit dem Ergebnis – Falls der Soll-Zustand nicht erreicht werden konnte, beginnt der Zyklus von vorn. Abschließend wird bei Erreichen des Sollzustandes der entsprechende Prozess als Standard festgelegt. Dieses Verfahren wird zum Beispiel bei der Verbesserung und Beurteilung von Expertenstandards in der Pflege angewendet.

Fazit

Controlling in Pflegeunternehmen spielt für den wirtschaftlichen Erfolg eine große Rolle. In vielen Betrieben jedoch spielt die Steuerung und Überwachung keine wesentliche Rolle oder wird nicht optimal umgesetzt. Durch die Vielfältigkeit der Aufgaben in der Pflege und den damit verbundenen Kosten für Unternehmer braucht es jedoch eine gute Struktur, um Gefahren schnell erkennen zu können. Hilfreich sind unter anderem Kennzahlen, die wichtige Informationen über die wirtschaftliche Situation eines Betriebs liefern können.