Leitfaden zur Pflegevisite: Struktur & Ablauf

Pflegevisiten haben sich als probates Mittel zur Optimierung des Qualitätsmanagements in stationären Einrichtungen, z. B. zur Langzeitpflege oder der Altenpflege, etabliert. Bei diesem Instrument steht vor allem die Pflegequalität sowie die Pflegeentwicklung durch die Pflegenden im Vordergrund. Die Pflegevisite bietet darüber hinaus für die Pflegebedürftigen und deren Bezugspersonen die Möglichkeit, aktiv in den Pflegeprozess eingebunden zu werden. Grundlage bietet hierfür die Entbürokratisierung der Pflegedokumentation.

Durch den Fokus der Pflegevisite auf die Bewohner ist es unumgänglich, einen gewissen Ablauf zur Pflegediagnose einzuhalten. Denn einen Expertenstandard für die Pflegevisite existiert trotz Entbürokratisierung der Pflegedokumentation und der Fokussierung auf neue Pflegeprobleme nicht. Der folgende Leitfaden zur Pflegevisite verdeutlicht den strukturellen Ablauf und führt Schritt für Schritt durch den gesamten Pflegeprozess hindurch. Ziel ist es, Umsetzungsideen und Vorschläge für Pflegekräfte zu vermitteln.

Grundsätzliches zum Leitfaden zur Pflegevisite

Die Pflegevisite als solche ist ein Instrument, welches von der Pflegeeinrichtung durchgeführt wird. Die Vorteile einer Pflegevisite sprechen für sich, weswegen sie fester Bestandteil in vielen Qualitätsmanagements ist. Bei einer Pflegevisite wird der Ist-Zustand eines Bewohners, z. B. in der Alten- oder Langzeitpflege, ermittelt und festgehalten. Bei dieser Begutachtung des Pflegezustands wird auch die Pflegedokumentation des Pflegebedürftigen analysiert und geprüft. Somit dient die Pflegevisite in erster Linie als Kontrollinstrument für die Pflegedienstleitung. Ebenfalls nutzen die Pflegekräfte die Ergebnisse, um die eigenen Pflegeprozesse von Pflegeproblemen zu optimieren und den Austausch mit den Bewohnern und deren Bezugspersonen voranzutreiben.

Zielsetzung der Pflegevisite

Eine Pflegevisite kann eine Vielzahl von Zielen verfolgen. In erster Linie ist hier die Funktion des Kontrollinstrumentes zu nennen. Darunter wird verstanden, dass der Ist-Zustand des Bewohners erfasst und mit dem Soll-Zustand abgeglichen wird. Werden in der Pflegediagnose Abweichungen von den definierten Pflegezielen festgestellt, so muss der Pflegeplan durch Pflegeinterventionen angepasst werden. Die Vollständigkeit der Pflegedokumentation steht ebenfalls auf dem Prüfstand. Individuelle Wünsche und Bedürfnisse des Bewohners bzw. der Bewohnerin können während der Befragung erfasst und mit Umsetzungsideen in den Pflegeplan übernommen werden.

Die Pflegevisite kann darüber hinaus eine Beratungsfunktion zu Pflegeproblemen erfüllen. Diese wird primär zwischen den jeweiligen Pflegefachkräften und ggf. der Wohnbereichsleitung (WBL) eingenommen. Wenn gewünscht, kann im Rahmen der Pflegevisite ebenfalls der Bewohner und dessen Angehörigen beraten bzw. über den Pflegestand und etwaige Pflegeinterventionen informiert werden.

Wer führt die Pflegevisite durch?

Je nach Größe der Pflegeeinrichtung haben sich unterschiedliche Vorgehensweisen etabliert. Diese können darüber hinaus auch individuell geregelt werden. Verantwortlich zeigt sich aber immer die Pflegedienstleitung (PDL) für die allgemeine Pflegequalität. Dementsprechend liegt die Durchführung von Pflegevisiten auch im Verantwortungsbereich der Pflegeleitung. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Pflegedienstleitung die Pflegevisiten selbst durchführen muss.

Wer eine Pflegevisite durchführen kann:

• Die Pflegedienstleitung: Besonders bei kleineren oder mittleren Einrichtungen führt meistens die PDL die Pflegevisiten durch. Als Vorteil ist zu nennen, dass durch dieses Vorgehen die PDL einen konkreten Bezug zu den Bewohnern und deren Pflegedokumentationen besitzt. Da dieses Vorgehen sehr zeitaufwendig ist, lässt sich dies nur zu einem gewissen Rahmen durchführen. Im Anschluss an die Pflegevisite müssen Auswertungsgespräche mit den Bezugspflegefachkräften geführt werden, um die Pflegeziele zu erfüllen.
• Die Wohnbereichsleitung: Meistens fällt die Durchführung der Pflegevisiten in den Aufgabenbereich der Wohnbereichsleitung. Diese übernehmen die Kontroll- und Beratungsfunktion und stellen sicher, dass die Pflegequalität dem Qualitätsmanagement entspricht. Die PDL führt stichprobenhaft ebenfalls Pflegevisiten durch und gleich die Ergebnisse ab bzw. leitet Pflegeinterventionen ein.
• Die Pflegefachkräfte: Bei großen Pflegeeinrichtungen führen oftmals die Pflegefachkräfte selbst die Pflegevisiten durch. Diese überprüfen sich gegenseitig, die Ergebnisse werden durch Stichproben der WBL kontrolliert. Die Ergebnisse werden an die PDL zur Kontrolle der Pflegequalität übermittelt.

Leitfaden zur Pflegevisite: Struktureller Ablauf einer Pflegevisite

Grundsätzlich folgt der Ablauf einer Pflegevisite einem bestimmten Strukturmodell. Dieses sieht einen bestimmten Prozessablauf vor, der im Qualitätsmanagement festgehalten ist. Steht der Ablaufplan einmal, so haben sich die entsprechenden Pflegenden an dieses Strukturmodell zu halten, um reproduzierbare Ergebnisse zu erzielen. Für die einzelnen Prozessschritte sind jeweils spezifische Dokumente notwendig, für die Vorlagen zu erstellen und zu nutzen sind. Die Vorlagen vereinfach die entsprechenden Prozessschritte. 

Die folgende Prozessbeschreibung dient einem Gesamt-Überblick für den Leitfaden zur Pflegevisite. Eine detaillierte Erklärung der Prozessschritte erfolgt nachgelagert.

Prozessbeschreibung Pflegevisite:

1. Planung von Pflegevisiten
2. Vorbereitung aller Unterlagen und des Bewohners
3. Begutachtung des Bewohners
4. Befragung des Pflegebedürftigen
5. Prüfung der Pflegedokumentation
6. Protokollierung
7. Anpassung des Maßnahmenplans
8. Einrichtungsbezogene Auswertung

Je nach Pflegeeinrichtung und definierten Standards im Qualitätsmanagement kann diese Vorgehensweise auch detaillierter oder kürzer ausfallen. Es handelt sich hierbei um eine grobe Prozessbeschreibung, die auf die individuellen Bedürfnisse sowie Voraussetzungen angepasst werden muss,

Organisatorische Planung & Information im Leitfaden zur Pflegevisite

Damit Pflegevisiten als Instrument zur Qualitätssicherung in Pflegeeinrichtungen eingesetzt werden können, benötigt es einige organisatorische Arbeit durch die Pflegedienstleitung. Die Vorgehensweisen, Dokumente und Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt und für alle einsehbar sein. Die Protokolle der durchgeführten Pflegevisiten müssen analysiert und regelmäßig nachgearbeitet werden. Darüber hinaus ist eine Jahresplanung der Pflegevisiten unumgänglich. Hauptaugenmerk bei dem ganzen Qualitätsprozess liegt hierbei auf dem PDCA-Zyklus.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Die Abkürzung PDCA steht für die vier englischen Begriffe: Plan, Do, Check und Act. Sie beschreiben damit grob die Vorgehensweise vieler Prozesse im Qualitätsmanagement. Sie lassen sich ebenfalls auf die Pflegevisiten übertragen. 

Der PDCA-Zyklus sieht zuerst eine ausgiebige Planungsphase vor, wo zu klären ist, was die Zielsetzung einer Maßnahme ist und was dafür benötigt wird. Darauf aufbauend wird die Maßnahme, z. B. die Pflegevisite, entsprechend der geplanten Pflegeziele umgesetzt. Die ermittelten Ergebnisse werden dann hingehend der Qualitätsentwicklung und Zielerreichung überprüft. Sind Maßnahmen notwendig, so findet eine Anpassung des Pflegeplans statt. 

Jahresplan der Pflegevisite

Die Planung der Pflegevisiten liegt im Verantwortungsbereich der Pflegedienstleitung. Diese sollte im Rahmen der regelmäßig stattfinden Pflegevisiten grundsätzlich festlegen, wie oft jeder Bewohner pro Jahr visitiert werden soll. Basierend darauf lässt sich die Anzahl der Visiten in einer bestimmten Zeitperiode definieren. Empfehlenswert ist es, einige Zeiträume für anlassbezogene Pflegevisiten, z. B. bei Veränderung des Pflegezustands oder bei Einzug, freizuhalten. 

Die Planung der wohnbereichsübergreifenden Pflegevisiten sollten in enger Abstimmung mit der Pflegedienstleitung und den Wohnbereichsleitungen durchgeführt werden. Für die regelmäßigen Pflegevisiten sollte eine Planung pro Wohnbereich bzw. im ambulanten Dienst pro Tour erstellt werden. Als Zeitraum bietet sich hierfür ein Jahr an. Es ist sinnvoll, dass die Pflegevisite mit dem Kunden und die Dokumentationsvisite mindestens zweimal jährlich durchgeführt wird. So erhält man eine gute Grundlage, um gemeinsam mit den Kunden den Pflegeprozess gestalten zu können.

Werden Pflegevisiten durch die Pflegefachkräfte durchgeführt, müssen diese frühzeitig von der PDL über die geplante Tätigkeit informiert werden. Es gilt Rücksicht auf den Dienstplan zu nehmen und die Visite in diesen zu integrieren.

Was muss beim Einladungsschreiben beachtet werden?

Die Pflegedienstleitung lädt die externen Teilnehmer der Pflegevisite schriftlich vorab ein. Hierfür sind zwei Einladungsschreiben vorgesehen. Das erste Anschreiben ist an die Angehörigen bzw. die juristischen Bezugspersonen des Bewohners adressiert. Die Einladung muss spätestens zwei Wochen vorher ausgesprochen sein. Etwaige Wünsche der Angehörigen bzgl. der Terminfindung sollten bestmöglich beachtet werden.

Mit dem zweiten Anschreiben kann der Bewohner informiert werden, es kann aber auch eine mündliche Bekanntmachung erfolgen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass dem Pflegebedürftigen detailliert erklärt wird, was dies bedeutet. Wann die Einladung erfolgt, sollte individuell entschieden werden. Hat der Pflegebedürftige geäußert, dass er gerne möglichst frühzeitig informiert wird, so sollte dies bedacht werden. Bei anderen Bewohnern kann es jedoch sinnvoll sein, unnötige Aufregung zu vermeiden und nur kurz vorher die Information zu übermitteln.

Organisatorische Vorbereitung der Pflegevisite

Bevor es an die Durchführung der Visite geht, gilt es alle Unterlagen vorzubereiten, die für die Visite benötigt werden. Hierzu gehören die vollständige Pflegedokumentation, jegliche Protokolle und der Archivordner des Bewohners. Dieser wird benötigt, um den Verlauf von Pflege-Assessments nachvollziehen zu können.

Die Pflegevisite wird auf einem eigens dafür angefertigten Protokoll notiert. Dieses gilt es von der Pflegedienstleitung standardisiert zur Verfügung zu stellen. Das Pflegevisitenprotokoll wird anschließend bei der Durchführung der Dokumentation der Ergebnisse genutzt. Wenn kein individuelles Pflegevisitenprotokoll erstellt wurde, kann auf Vorlagen zurückgegriffen werden. Diese sollten trotzdem bestmöglich an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Leitfaden zur Pflegevisite: Durchführung

Der Ablauf einer Pflegevisite sollte standardisiert festgelegt sein, um regelmäßig vergleichbare Ergebnisse zu erzielen. Die Vorgehensweise ist individuell geprägt, folgt aber bestimmten Schritten ab. Die folgende Tabelle zeigt diese anschaulich:

1. Schritt:	Zu Beginn der Pflegevisite findet eine kurze Einführung und Begrüßung statt. Der Bewohner wird mit einigen relevanten Informationen vorgestellt.
2. Schritt:	Der Bewohner wird im Anschluss intensiv begutachtet. Das Augenmerk sollte auf Hautläsionen, Dekubitus, Dehydratationsanzeichen, Inkontinenzversorgung und vergleichbare Faktoren gelegt werden. Das Einverständnis des Bewohners ist vorab notwendig. Wird die Pflege des Bewohners von derselben Person durchgeführt, besteht bereits ein Einblick in die Risiken und Probleme des Bewohners.
3. Schritt:	Bei der Pflegevisite steht der Bewohner im Mittelpunkt. Dementsprechend folgt im Anschluss an die Begutachtung eine detaillierte Befragung. Je nach Verfassung des Pflegebedürftigen kann dies ein lockeres Gespräch sein. Ziel der Befragung ist die Zufriedenheit des Bewohners zu erfragen, Wünsche und Probleme zu erfassen. Die MDK-Prüfanleitung kann als Grundlage fungieren.
4. Schritt:	Die Pflegedokumentation wird im Anschluss in Augenschein genommen. Ziel ist der Abgleich der Dokumentation mit dem Ist-Zustand des Bewohners. Es muss überprüft werden, ob Probleme, Risiken und Ressourcen erkannt wurden und individuelle Pflegemaßnahmen erstellt und durchgeführt werden. Die Vollständigkeit von Protokollen (z. B. Trinkprotokoll, Bewegungsprotokoll) muss ebenfalls überprüft werden. Auch hierfür kann die Prüfanleitung des MDK benutzt werden.
5. Schritt:	Die Ergebnisse der Pflegevisite sollten anschließend mit der Bezugspflegefachkraft ausgewertet werden. Es ist empfehlenswert die Visite Schritt für Schritt durchzugehen und Auffälligkeiten sowie Defizite zu erläutern. Die Pflegevisite sollte nach der Durchsprache unterschrieben werden. Die Ergebnisse der Pflegevisite bedingen nun einen neuen Maßnahmenplan, der durch die Pflegefachkraft zu erstellen ist. Das Original sollte in einem dafür vorgesehenen Ordner abgeheftet werden, mit dem Vermerk, bis wann die Überarbeitung erfolgen muss.

Auswertungen als Teil des Leitfadens zur Pflegevisite

Nach Durchführung der Pflegevisite ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Es muss zusätzlich zum Pflegevisitenprotokoll noch eine bewohnerbezogene Zusammenfassung der Pflegevisite erstellt werden. Während das Original Protokoll und die Zusammenfassung auf der Station bleiben, werden Kopien jeweils an die Pflegedienstleitung übermittelt. Es obliegt dem Aufgabenbereich der Pflegedienstleitung Auswertungen aus den Protokollen zu generieren. Dafür muss die PDL entsprechende Kennzahlen definieren und diese ermitteln. Daraufhin kann eine einrichtungsbezogene Auswertung erfolgen, die ggf. zu Anpassungen des gesamten Prozesses führen kann.

Prozessoptimierung der Pflegevisite

Mithilfe von Pflegevisiten kann die Wirkung der erbrachten Pflegeleistung sowie der Pflegequalität beurteilt werden. Mit den Erkenntnissen der Pflegevisite kann der Einsatz und auch die Weiterentwicklung erforderlicher Pflegemaßnahmen bewertet und planbar gemacht werden. Neben der kundenorientierten Perspektive, die die Versorgungsqualität im Fokus hat, kann noch eine mitarbeiterorientierte Perspektive wahrgenommen werden: Wo benötigt der Mitarbeiter noch Unterstützung? Wo hat der Mitarbeiter noch Schulungsbedarf? Welche Abläufe sollten anders organisiert werden?

Bei der inhaltlichen Ausgestaltung kann sich durchaus an den Empfehlungen des MDK ausgerichtet werden. Wenn bereits ein Pflegevisitenkonzept erstellt wurde, kann anhand dieser Empfehlungen überprüft werden, ob es sich an den MDK-Kriterien orientiert. Wenn man dem MDK Pflegevisiten als Maßnahmen der internen Qualitätssicherung belegen möchte, muss man selbstverständlich entsprechende Nachweise vorlegen können. Pflegevisitenprotokolle zu führen und zu archivieren, ist dafür unumgänglich.

Eine Orientierung, ob das ausgearbeitete Pflegevisitenkonzept den MDK-Empfehlungen entspricht, bietet die folgende Checkliste:

Aspekt	Ja	Nein	Anmerkung
Werden die Pflegekunden und ggf. deren Angehörige im Sinne einer individuellen Pflege einbezogen?
Bestehen Mitentscheidungsmöglichkeiten des Pflegekunden bei pflegerischen Maßnahmen basierend auf der Beratung durch eine Pflegefachkraft?
Liegt eine Steigerung der Zufriedenheit des Pflegekunden vor?
Wird für alle Beteiligten Transparenz im Pflegeprozess geschaffen?
Gibt es eine systematische Reflexion der Arbeit der Pflegefachkräfte mit anschließendem Feedback?
Erfolgt bei Bedarf eine anschließende Anpassung der Pflegeziele und -maßnahmen?
Ergeben sich Erkenntnisse zur Optimierung der Arbeitsabläufe?
Wird der Einführungsstand von Konzepten, (Experten-)Standards und durchgeführten Fortbildungen evaluiert?
Wird die pflegerische Qualität ermittelt?
Wird die Qualität der Pflegedokumentation ermittelt?

Mit dem Leitfaden zur Pflegevisite punkten

Pflegevisiten erfüllen eine wichtige Funktion zur Überprüfung des Qualitätsmanagements in Pflegeeinrichtungen. Durch einen effizienten Soll-Ist-Vergleich kann die Pflegequalität und die Pflegeprozesse effizient optimiert werden. Mit dem Leitfaden zur Pflegevisite besteht eine mögliche Muster-Herangehensweise, um Pflegevisiten in Pflegeeinrichtungen zu etablieren und umzusetzen. Der Leitfaden muss entsprechend auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Das übergeordnete Pflegeziel, jedem Bewohner die bestmögliche individuelle Pflege zukommen zu lassen, kann so ein Stückchen besser erreicht werden.